Как правильно распределить свое время так, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает? Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию. Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела.

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней.

Советы психологов

Рассмотрим, что рекомендуют специалисты для повышения продуктивности на работе и дома:

Как вы помните, утро – важный элемент удачного дня. Откажитесь от чтения новостных лент. Лучше послушайте музыку, выполните легкую гимнастику и съешьте полезный завтрак.
Для улучшения работы мозга воспользуйтесь цветотерапией. Ученые доказали влияние цвета на психику. Так, красный стимулирует целенаправленность и лидерские качества, желтый способствует эмоциональному вовлечению, оранжевый – цвет оптимистов, зеленый способствует гармонии, голубой – творческому проявлению.
Помимо цвета, используйте ароматерапию. Есть несколько видов эфирных масел, способных стимулировать мозговую деятельность. Попробуйте использовать масла цитрусовых, эвкалипта, перечной мяты, розмарина.
Планируйте не только работу, но и отдых. Одна мысль о предстоящем отпуске на море уже способна повысить настроение.

Как распределять рабочее время правильно

При планировании вашего рабочего времени вам могут быть полезны следующие советы

Заведите ежедневник (бумажный или электронный). Записывайте туда ваши ежедневные задачи и обязанности. И не забывайте расставлять для них приоритеты.
Когда находитесь на работе, старайтесь выполнять трудовые обязанности и концентрироваться на них. Для общения с коллегами на нерабочие темы лучше выделять определенное время, когда основная работа уже выполнена.
Если этого не требуют ваши трудовые обязанности, постарайтесь отказаться от использования мобильного телефона и Интернета, которые являются основными похитителями времени.
Дела, которые не очень нравятся, лучше всего делать утром. В теории тайм-менеджмента это называется «есть лягушек».
Учитесь говорить «нет». В первую очередь, выполняйте свои обязанности. А потом, если будет свободное время, можете выполнить небольшую просьбу коллеги.
Долой многозадачность. Не беритесь одновременно за выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время.Старайтесь выполнять дела по очереди.
Следите за своими биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Советы по планированию дня

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль. Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны. Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как найти время для отдыха?

В ежедневные планы обязательно необходимо включать время для качественного отдыха.

Планировать свое свободное время нужно заранее, чтобы провести его с максимальной пользой и качественно отдохнуть.
Старайтесь отдыхать активно. Займитесь спортом, бегом, катайтесь на велосипеде или просто погуляйте в парке на свежем воздухе. Можно слушать музыку, читать, ходить в театр или кино. Проводите даже свободное время с пользой.
Во время отдыха отложите все дела и мысли о проблемах и задачах. Старайтесь не думать о работе. Посвятите это время себе или родным, выполнению любимых занятий.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел. И родные не будут ощущать вашу постоянную занятость. А ваш организм будет готов к новым свершениям.

Когда вы будете знать, как правильно распределять свое время и отдых, с легкостью сможете справляться с важными задачами, быстрее решать проблемы. Успеете отдохнуть и позаниматься любимыми делами, посвятить время родным.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Распорядок дня успешного человека

Чтобы стать более активным и продуктивным, рекомендуется составить режим дня и соблюдать его. Интересно, что общепринятых правил его составления нет, здесь важно ориентироваться на собственные цели. В то же время можно и нужно смотреть, как распоряжаются временем уже состоявшиеся люди и на основании их советов писать свой распорядок дня успешного человека. Что при этом следует учесть, рассказываем в статье.

Распорядок дня великих людей

Если проанализировать режимы дня известных политиков, писателей, киноактёров, удастся увидеть в них много общего. Так, эти люди дисциплинированы. Они хорошо знали и знают, к чему хотят прийти в жизни, и посвящают достижению своих целей большую часть своего времени.

Брюс Ли

Чтобы сделать каждый свой день успешным, мастер боевых искусств, киноактёр и режиссёр много тренировался. Он просыпался рано утром, делал разминку, затем бегал, завтракал, читал книги (и даже во время чтения тренировал руки поочерёдно, передвигая стул) или играл с детьми. После ланча у него была запланирована основная тренировка. Причём, чтобы оставаться в форме, Брюс Ли вёл дневник, записывая туда упражнения на разные группы мышц, которые требуют отработки. Так мужчина всё время держал себя в форме.

Ещё один обязательный пункт режима его дня — медитация. Это упражнения для ума, которое учит глубоко расслабляться или концентрироваться, в зависимости от ситуации. Считается, что медитация наполняет человека энергией, тем самым увеличивая его внутреннюю силу.

Важно! Составляя свой распорядок дня успешного человека, планируйте медитацию на утреннее время, например, сразу после пробуждения. Это обеспечит ясность мыслей и бодрость до вечера.

Бенджамин Франклин

Политик, учёный и писатель, изображение которого запечатлено на купюре достоинством $100, высоко чтил порядок и трудолюбие. На них и строил свой режим дня, согласно которому:

просыпался в 05:00;
планировал свой день, чтобы провести его как можно продуктивнее;
работал около 8 часов;
анализировал, как прошёл его день, вечером, отмечал, что полезного ему удалось сделать и чего он не смог достичь, чтобы уже с утра придумать новый план действий.

Надо отметить ещё и качества, и жизненные принципы Б. Франклина, которым он следовал, чтобы достичь совершенства. А именно: решительность, избегание пустых разговоров, спокойствие в любых ситуациях и т. д.

Уинстон Черчилль

Именно следование распорядку дня, по словам мужчины, позволило ему стать успешным и максимально продуктивным. А ведь известно, что премьер-министр занимался не только государственными делами, но также писал книги, получив Нобелевскую премию по литературе, а ещё рисовал, создав при этом больше 500 полотен. А чтобы всё успевать, просыпался около 07:30 утра, после чего ещё 2 часа проводил в кровати — читал, завтракал полулёжа и отдавал поручения секретарям. Затем работал до обеда, а после предпочитал дневной сон. Эта привычка позволяла ему проводить вечер с семьёй до глубокой ночи, а затем, если нужно — работать до 3–4 утра.

Тимоти Феррис

Инвестор, оратор и автор бестселлера об управлении временем выступает за гибкий режим дня. Главное, придерживаясь его, продумывать список задач ещё с вечера, руководствуясь при этом принципом Парето (правило 80/20, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, и наоборот). Принцип Парето позволяет выбрать дела, которые можно делегировать, тем самым сократив рутину и освободив время на развитие бизнеса.

Планирование режима дня

Планирование — эффективный инструмент для достижения целей. Если его правильно применять, можно существенно повысить собственную продуктивность. Для этого необходимо определить:

свою отправную точку — что есть сейчас, какие мои сильные и слабые стороны;
конечную точку — чего хочется достичь;
план действий для достижения целей.

Занимаясь планированием, следует охватывать все сферы жизни, то есть закладывать в распорядок своего дня время не только на работу, но и на обучение, развитие, отдых, заботу о себе. Это минимизирует риск выгорания и сделает вашу жизнь насыщенной и интересной.

Что делать, когда нет времени на планирование

Люди могут жаловаться на отсутствие времени на планирование, однако на деле, чтобы успешно составить расписание дня и придерживаться его, человеку порой достаточно 5 минут. За это время он может определить круг важных задач, а неважные — отложить или делегировать. Другое дело, что многие люди не планируют свой день, и на то есть две основные причины.

Планирование кажется скучной, утомительной, лишней работой.

Чтобы убедиться в том, что это не так, представьте себе процесс строительства дома. Прежде чем начать строить, создают проект — план с точным количеством этажей, комнат, необходимой площадью, под которые закладывается фундамент, формируется смета расходов ресурсов и т. д.

Поставленные планы сложно выполнить.

Так бывает, когда собственные силы переоцениваются и человек планирует больше, чем может успеть сделать, либо когда он не учитывает рутинные задачи (например, проверку почты, обзвон клиентов) или этапы выполнения важных дел. Так, встреча с клиентом подразумевает ещё и подготовку презентации и пр.

Наконец, могут срываться планы и из-за возникновения непредвиденных ситуаций. К сожалению, предугадать их нельзя, но заложить время на форс-мажор — можно.

Основа тайм-менеджмента — это постановка целей

Секрет успешного дня заключается ещё и в соблюдении принципов тайм-менеджмента. Это искусство организации своего времени, инструменты которого помогают человеку быть более эффективным.

В рамках тайм-менеджмента выделяется несколько процессов, основным из которых является целеполагание. Цели определяют направление работы и помогают эффективнее использовать самый важный ресурс — время. Но ставить их нужно грамотно, а для этого необходимо использовать технологии постановки целей и приоритетов. Одна из самых популярных — SMART. Согласно ей, цель должна быть:

Specific — конкретной, то есть в ней важно чётко определить результат. К примеру, продумывая цель, пишите не просто «увеличить прибыль», а «заработать такую-то сумму», «добиться роста продаж» и т. д.;
Measurable — измеримой, у каждой цели должны быть критерии, по которым можно измерить результат, причём лучше всего в числах, например, «увеличить объём продаж в 2 раза»;
Achievable — достижимой: не стоит ставить целью «победу на Олимпийских играх в течение месяца» человеку, который никогда не занимался спортом, другая крайность — прописывать легкодостижимые цели, которые в любом случае удастся реализовать, это лишает ощущения азарта, сил, необходимых для реализации задуманного;
Relevant — значимой: человек должен выигрывать от достижения этой цели, иначе у него не будет желания прилагать усилия ради получения результата;
Time bound — ограниченной во времени, то есть нужно чётко определить, за какой период вы планируете заработать ту или иную сумму, увеличить объём продаж в 2 раза и т. д., если этого не сделать, реализация цели может отложиться на неограниченное время.

Также важно различать цели и задачи. Последние представляют собой конкретные шаги на пути к желаемому результату. И цели, и задачи обязательно нужно прописывать. Это позволит концентрироваться на важных делах, а не держать в голове план действий, всё время переживая о том, что вы что-то забыли.

10 правил организации режима дня успешных людей

Чтобы всё успевать и не чувствовать себя при этом белкой в колесе, следует придерживаться простых рекомендаций.

Каждый день просыпаться в одно и то же время. Самодисциплина помогает организму привыкнуть к чёткому режиму и эффективнее использовать время сна для отдыха и восстановления сил. А это залог хорошей памяти, концентрации, скорости принятия решений. С другой стороны, подъём в строго определённые часы позволяет переделать больше дел за день, поскольку у вас на работу в этом случае будет больше времени, чем если бы вы проснулись позже на 2–3 часа.
Не проверять почту, не брать телефон до завтрака. Во-первых, можно увлечься и потерять драгоценное время, во-вторых — заработать себе стресс и головную боль с самого утра, а они не способствуют повышению продуктивности. В то же время дают заряд бодрости мысли о хорошем. Интересно, что спокойное утро, концентрация на своих приоритетных задачах и целях — это то, что делают практически все успешные люди каждый день. По их словам, это не даёт им сбиться с намеченного пути.
Готовить одежду с вечера, чтобы с утра не тратить время на её выбор и наглаживание. Кстати, чтобы не посвящать подготовке гардероба в принципе слишком много времени, успешные предприниматели часто намеренно выбирают простые и комфортные вещи на каждый день: джинсы, водолазки, футболки (Стив Джобс, Марк Цукерберг).
С вечера выбрать место для завтрака. Это, скорее, совет для тех, кто не любит есть дома, а предпочитает завтракать в кафе. Надо ли говорить о том, что, если не продумать этот момент, можно остаться голодным или попасть в пробку, направляясь в одно из любимых заведений.
Предпочитать лёгкие завтраки. Завтрак должен давать энергию, но не отбирать при этом силы у организма на переваривание пищи, например, если выбраны «тяжёлые» блюда. Оптимальные варианты сытных лёгких завтраков, по словам диетологов: овсянка, фрукты, цельнозерновой хлеб, яйца, чай, кофе, сок и т. д.
Много двигаться. Ходьба пешком или небольшая зарядка с простыми упражнениями разгоняют кровь, заставляя мозг быстрее проснуться, а также снижают уровень тревожности. Интересно, что, планируя свой день, успешные люди часто закладывают время для бега. По их мнению, он успокаивает, помогает разобраться с мыслями, чтобы потом всё взвесить и принять правильное решение.
Сохранять позитивный настрой. Мы получаем то, на чём фокусируемся. Если всё время думать о проблемах, их количество лишь увеличивается, а если о решениях, новые варианты приходят сами собой.
Пользоваться методом Pomodoro, чтобы успевать больше. Согласно ему, надо составить список задач, расставив их по приоритету. А потом включить таймер на 25 минут и приступить к работе. Когда время выйдет, сделать перерыв на 5–10 минут и снова ставить таймер. Каждые 4 цикла можно отдыхать 15–20 минут. Другой вариант — работать по полчаса, делая затем перерывы по 10 минут.
Чередовать интенсивную работу с отдыхом. К примеру, в распорядке дня многих успешных людей было время для дневного сна или для пробежки днём.
Подводить итоги дня. Отмечать свои победы так же важно, как и ставить цели, причём некоторые коучи советуют делать это письменно, чтобы впоследствии, когда вас охватит грусть, перечитывать свои записи и заряжаться энергией. Неудачи также важно анализировать, чтобы понимать, почему так получилось, и в будущем предотвращать их.

Распорядок дня для работы дома

Для фрилансеров, а также для тех, кто временно или постоянно работает удалённо, очень важно соблюдение режима дня, в противном случае задачи будут откладываться и накапливаться. Составлять режим можно самостоятельно, вдохновляясь тем, как проходит день успешных людей. Но эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют:

Раньше просыпаться. Оптимальное время — с 06:00 до 08:00. Пока остальные спят, можно сделать лёгкую зарядку, позавтракать, выпить чашку кофе в тишине на балконе, подышав свежим воздухом, и прописать план на день.
Планировать важные задачи на первую половину дня. Есть мнение, что до 12:00 мозг работает активнее всего, а это значит, что человек в это время наиболее продуктивен, правда, при условии, что он выспался и его не отвлекают домашние.
Обедать в период с 13:00 до 13:30 с родными или в одиночестве в своей комнате. После обеда желательно выделить ещё 40–50 минут на то, что расслабляет и обеспечивает заряд бодрости. Это может быть прогулка, чтение книги, пробежка, хобби и т. д.
С 14:00 до 18:00 продолжить работу. В конце рабочего дня подвести итоги, поблагодарить себя за успехи.
Ужинать желательно в период с 18:00 до 19:00. Считается, что в это время вырабатывается максимум ферментов для переваривания блюд.

После ужина лучше отдохнуть, так как мозг уже не сможет заняться аналитической деятельностью, работа не будет столь продуктивной, как с утра.

Спать ложиться желательно в период с 21:00 до 22:00, предварительно убрав гаджеты как минимум за час до сна (их яркий свет уменьшает выработку меланина, что сказывается на качестве сна — потом сложно уснуть либо сон неглубокий, и человек просыпается по несколько раз за ночь).

Джек Дорси: «8 часов для каждой компании»

Наконец, при составлении своего распорядка дня можно использовать опыт Джека Дорси, успешного предпринимателя, одного из основателей Twitter. Правда, для этого надо быть крайне дисциплинированным. В одном из интервью Дж. Дорси заявил, что работает по 16 часов в день, посвящая по 8 часов каждой из компаний (Twitter и Square). Интересно, что успевать всё мужчине помогает чёткое планирование работы. Он отмечал, что понедельник — день менеджмента, вторник — продукта, среда — маркетинга и т. д.

Выводы

Распорядок дня очень важен для человека, который хочет добиться успеха в бизнесе и в жизни. Главное, составлять распорядок с учётом рекомендаций уже состоявшихся людей. Они советуют включать в режим не только список дел на день, но также этап планирования, чтобы успеть проделать важную работу, этап анализа своего дня, чтобы похвалить себя за успехи и сделать работу над ошибками. По желанию можно добавлять и дополнительные этапы — медитации, аффирмации для успешного дня и пр.

Планируем свой день: основные способы

В крупных компаниях уже начали открывать вакансии тайм-менеджеров: они занимаются оптимизацией рабочего времени персонала. К популярным методикам планирования дня, известным в психологии, можно отнести следующие.

Техника «Помидор». Направлена на то, чтобы помочь сконцентрироваться на определенном деле. Суть в чередовании рабочего времени и перерывов. Человек сначала трудится 25 минут, а затем 5 минут отдыхает. Важно выполнять дела с максимальной отдачей и минимальным отвлечением в установленный промежуток. Таким образом, производительность измеряется количеством «помидорок», выполненных за трудовую смену.

Интеллект-карты. Технику разработал английский психолог Тони Бьюзен. Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему. В центре листа проставляется дата, а от нее прочерчиваются ветви с различными категориями дел. На таких картах удобно отмечать выполненные задачи и добавлять новые.

Метод GTD. Автор методики Дэвид Аллен признан одним из лучших теоретиков личной эффективности. А его книгу «Как привести дела в порядок» называли бизнес-книгой последних десятилетий. В основе лежит принцип о том, чтобы хранить текущие дела не в голове, а на каком-нибудь внешнем носителе (например, в блокноте). И использовать не спонтанное планирование, а четкую систему алгоритмов.
Матрица Эйзенхауэра. Способ помогает разделить задачи по степени важности. В качестве инструмента применяется специальная таблица из четырех полей-квадратов.

Анализ «ABC». Методика полезна там, где нужно расставить приоритеты среди различных направлений. Группа А — важное и срочное, B — дела средней важности, C — дополнительная деятельность.
Техника планирования «1–3–5». В список заносят одно важное дело, 3 средних и 5 мелких. Они уже распределены по степени важности, и это помогает избавиться от ощущения аврала.
Пирамида Франклина. В основе любой задачи, по мнению Бенджамина Франклина, лежат жизненные ценности и моральные ориентиры. Ученый называл их добродетелями и выделил для себя 13 основных. К ним относились спокойствие, трудолюбие, кротость, решительность и другие. В специальной тетради была отведена страница на каждый жизненный принцип. Таким образом, ежедневно Франклин сосредотачивался на одной из добродетелей и по вечерам отмечал промахи, допущенные на пути к моральному совершенству.

СПРАВКА! Интересна и методика с шуточным названием «Поедание лягушки». У каждого есть дела, которые все время откладываются на потом. Постепенно они накапливаются и начинают психологически давить на человека. Однако, если каждое утро «съедать лягушку» (выполнять какую-то нудную задачу), постепенно все придет в норму.

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому необходимая информация будет под рукой, достаточно подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Метод Дэвида Аллена: доведение дела до конца (GTD)

Известный американский коуч, который написал множество книг по теме личной эффективности, создал собственный метод Getting Things Done (GTD). Методика подходит в следующих случаях:

есть чувство подавленности из-за большого количества незавершенных задач;
при выполнении работы вы постоянно упускаете мелкие детали, делаете ошибки «по невнимательности»;
вы пытаетесь усидеть на нескольких стульях сразу, сбалансировать работу и личную жизнь;
теряете интерес к проекту после завершения этапа планирования.

Система управления личным временем GTD основана на простом утверждении: чем больше задач в списке, тем сложнее решить, что требует большего внимания.

Слишком большой перечень заставляет человека тратить больше времени на размышления о том, как организовать свой рабочий день, чем на непосредственную работу. В результате появляется состояние стресса и подавленности.

Дэвид Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее. Поэтому методология GTD призвана помочь избавиться не только от хаоса в работе, но и от беспорядка в голове. Конечно, придется потратить время на настройку рабочих процессов по определенному алгоритму.

Для достижения результата потребуется сделать 5 шагов.

Фиксировать всю информацию.

Что бы ни пришло в голову в течение дня, стоит быстро записать это в ежедневник. Если мысль не будет перенесена на бумагу, она будет утеряна.

Заниматься анализом.

Не нужно сразу планировать выполнение всех записанных задач. Лучше сгруппировать элементы по срочности, важности, ценности результатов.

Организовать рабочий день.

Для этого можно использовать специальные программы. Для начала можно пользоваться обычным календарем. Но крупные компании приобретают приложения-планеры, с помощью которых начальники могут узнавать о текущей загруженности своих подчиненных.

Периодически обновлять статус и актуальность задач.

Нельзя слепо следовать составленным спискам. Ведь иногда выполнение задачи больше никому не нужно. Может измениться и приоритетность. То, что вчера было делом десятой важности, завтра станет «горячей» задачей.

Действовать.

Мало знать, как правильно организовать рабочий день, нужно еще и выполнять задачи.

Методика GTD требует предварительного обучения. Все шаги подробно описаны в книгах Дэвида Аллена. Но в конечном итоге обучение обязательно окупится. Ведь вам никогда не придется беспокоиться о дедлайнах. Для начала можно кратко ознакомиться с каждым шагом.

Шаг 1. Фиксация

Первый и самый важный этап методики GTD: перестать хранить всю входящую информацию на отдельных бумажках или даже в своей памяти. Вместо этого необходимо фиксировать каждую появившуюся задачу в записной книжке или в специальном приложении. Только записывая свои мысли можно будет уменьшить беспорядок.

Главное замечание.

На этом этапе не нужно тратить ни секунды на размышления о целесообразности, первоочередности и необходимости задачи. Анализ будет одним из следующих шагов.

Шаг 2. Обработка зафиксированной информации

Именно этот этап посвящен тому, как организовать рабочий день. Придется разобраться со всеми записями. В книгах Дэвида Аллена приведены целые матрицы обработки входящей информации. Можно запомнить следующие постулаты:

если выполнение задачи занимает менее двух минут, необходимо выполнить ее немедленно;
если задачу можно поручить кому-нибудь другому, то лучше ее делегировать и сразу внести в список личных дел контроль выполнения;
если задачу можно отложить, отложите, но зафиксируйте в календаре время, когда нужно будет вернуться к вопросу;
если задача масштабная, сложная, разбейте ее на мелкие подпункты и вернуться к шагу №1.

Можно делать все вышеперечисленные действия на бумаге, хотя лучше поэкспериментировать с программным обеспечением.

Шаг 3. Правильная организация рабочего дня

Записав все свои задачи и проанализировав их, вы получите первичный план действий. Но чтобы времени хватало на всё, необходимо составить подробное расписание. Можно скачать приложения и программы: Todoist, Asana. Они помогут рассчитать время, необходимое для выполнения всего запланированного, скомбинировать мелкие задания и в режиме реального времени контролировать ход выполнения.

Шаг 4. Обзор

Этот шаг очень простой, не требует дополнительных пояснений, но почему-то его очень часто игнорируют даже опытные менеджеры. Необходимо хотя бы раз в неделю выделять время на пересмотр всех задач. Нужно вычеркнуть все выполненные задачи, добавить новые, актуализировать невыполненные. Постоянный анализ списка заданий гарантирует, что вы не будете тратить время на выполнение ненужных дел.

Шаг 5. Действие

Главная часть, во время которой можно оценить, насколько хорошо проведен процесс планирования и организации. Если всё было сделано правильно, то рабочий день пройдет продуктивно, без ощущения накатившего кома невыполненных дел.

Люди, которые придерживаются этих 5 этапов, замечают, что работают продуктивнее, без стресса. Методология повышения продуктивности GTD может использоваться и в личной жизни.

Как выполнять свои планы

Главное — чередовать работу с отдыхом, чтобы организм мог восстановить силы. Для этого воспользуйся следующими способами.

Методом «Помидора»

Задачи делятся на 30-минутные «помидорки» (25 минут работы и 5 минут перерыва), после каждой четвёртой «помидорки» делаешь паузу на 20 — 30 минут. И так пока не закроешь весь список. Во время короткого отдыха хорошо сделать зарядку для глаз или физические упражнения. Минус этой методики в том, что после большого перерыва, можешь не захотеть возвращаться к делам.

Правило 25 минут

Если в твоём списке собраны из разных сфер (учёба, подготовка к экзаменам, домашние дела, хобби) их можно чередовать с помощью правила 25 минут. Группируешь задачи по темам и выполняешь из каждой по одному делу в течение этого времени. Так занятия не приедаются и всё выполняется равномерно, нет риска зависнуть на хобби и не сделать, к примеру, тесты для подготовки к ЦТ.

Ещё это правило работает как минимальное время, которое ты отводишь на важные и долгосрочные дела. Подготовка к ЦТ — пример такой задачи. Бывают темы, которые увлекают, и ты разбираешь из с удовольствием. В таком случае и несколько часов пролетят незаметно. Когда же сталкиваешься с делом, за которое руки просто не берутся, отдай ему 25 минут своего времени. Либо аппетит придёт во время еды, либо ты сделаешь мало, но хоть какую-то часть.