Как организовать планирование деятельности предприятия

Автор материала:

Игорь Лядский

ученый-генетик, писатель, бизнес-тренер, доктор философии (PhD).

Наверное, каждый слышал о необходимости продумывания своих дел. Известно, что люди, которые основательно готовятся к предстоящей работе, добиваются больших результатов. Но так ли легко освоить планирование? Какие его методы, инструменты и принципы следует знать, чтобы научиться правильно прописывать выполнение поставленных задач? Что такое стратегическое планирование? В чем его важность? Чем оно отличается от тактического или оперативно-календарного? Необходимо ли овладеть ними всеми? Ознакомимся с этой темой вместе.

Планирование что такое

Экономика народного хозяйства невозможна без четкого прогнозирования положительных результатов и составления планов для их достижения. Так же и в жизни – поставив цель, необходимо разработать тактику, стратегию действий и четко следовать им.

Планирование это совокупность мер, способ, позволяющий оптимально распределить ресурсы, направленные на преодоление препятствий к цели (личностный потенциал, денежные средства, время). От правильности прогноза зависит ход дальнейших действий, приносящих наименьшие потери.

Обратите внимание! Чем серьезнее цель, тем тщательнее необходимо к ней готовиться. Без создания алгоритмов, предугадывающих все возможные варианты, здесь не обойтись.

Процесс планирования это не прерогатива современного мира. Методикой пользовались и древние люди (правда, на примитивном уровне). Чтобы удачной была охота на зверя, приходилось изучать повадки животных, места их обитания, расположение троп к водопою и т.п.

С каждым новым циклом в развитии общества совершенствуется процесс планирования. Теперь он многообразен – у человека расширился круг потребностей. Без четкого распределения своих сил желаемый результат сложно получить.

GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

Как это работает

Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:

1. Пустой кружок — задача для выполнения.
2. Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
3. Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
4. Закрашенный кружок — задача выполнена.
5. Кружок с крестом — задача отменена.
6. Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
7. Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
8. Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.

• Уровень: любитель.
• Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
• Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.

Различия тактического и стратегического планирования

Как все успевать и не уставать — правильное планирование и советы для жизни

Продвижение из п. А в п. Б при достижении цели осуществляется не стремительно, а поступательно. Не важно, выбран прямой путь или окольный, он состоит из этапов с определенным набором действий. Поэтому любое планирование имеет составляющие: тактику и стратегию.

Второе понятие – основа процесса, рассчитанного на долгосрочное выполнение (взгляд в будущее). Стратегия определяет конечный результат и выбирает направление движения.

Разработка стратегии

Тактика разбивает весь путь на этапы и уделяет каждому из них внимание, концентрируясь на мельчайших деталях. Именно тактика определяет методы прохождения определенного участка дистанции и учитывает возможности корректировки направления.

Планирование стратегическое работает на долгосрочную перспективу. Тактическое – задействовано на ближайших задачах, для выполнения которых отводится малый период времени.

Задача плaниpoвaния

Пo cвoeй cyти фyнкция плaниpoвaния пpизвaнa oтвeтить нa cлeдyющиe ocнoвныe вoпpocы:

1. Гдe мы нaxoдимcя в нacтoящee вpeмя? 
Мeнeджepы дoлжны oцeнить cильныe и cлaбыe cтopoны opгaнизaции в ocнoвныx ee oблacтяx (финaнcы, мapкeтинг, пepcoнaл, НИОКР), чтoбы oпpeдeлить, чeгo мoжeт peaльнo дoбитьcя opгaнизaция;

Кyдa мы xoтим двигaтьcя? 
Мeнeджepы дoлжны, oцeнивaя вoзмoжнocти и yгpoзы в oкpyжaющeй opгaнизaцию cpeдe, oпpeдeлить, кaкими дoлжны быть цeли opгaнизaции # и чтo мoжeт пoмeшaть дocтижeнию этиx цeлeй;

1. Кaк мы coбиpaeмcя cдeлaть этo? 
Мeнeджepы peшaют, чтo дoлжны дeлaть члeны opгaнизaции для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй.

Преимущества планирования

Колесо жизненного баланса — что это такое и как с ним работать

Хорошо видеть перед собой цели, уметь достигать нужного результата и делать это не спонтанно. Научившись регулировать свою жизнь, человек достигает высокого статуса в обществе. Несмотря на то, что результата приходится ожидать продолжительный период, распланированные действия имеют преимущества и дают больше шансов на успех.

Плюсы планирования

Успешный менеджер

Готовый алгоритм позволяет сделать небольшую передышку на каждом этапе, чтобы оценить, что уже выполнено, что еще предстоит сделать в свете задуманного. Это помогает адекватно взвесить возможности и, при необходимости, откорректировать дальнейшие действия.

Почему нужно составлять планы

Необходимость планирования во всех сферах деятельности обусловлена рядом причин:

• развитие экономики характеризуется высоким уровнем неопределенности, а оптимизация использования ресурсов путем составления четкого плана помогает сгладить кризисные моменты;
• планирование помогает создавать конкурентные преимущества за счет того, что в перспективных документах есть возможность предусмотреть колебания внешней среды, перебои в поставках ресурсов и прочие моменты;
• система планирования позволяет внедрить программы по применению инноваций и достижений научно-технического прогресса;
• стабильно работающее предприятие, действующее на основе четко спланированной программы, является более привлекательным для инвестирования;
• постепенные структурные преобразования, которые обеспечивают планомерное достижение тактических и стратегических целей;
• составление реальных программ путем соотнесения текущих возможностей и перспективных планов;
• целенаправленное развитие организации и движение в выбранном направлении;
• возможность предвидения возможных проблем;
• стимулирующее действие для работников всех уровней;
• упорядочение управленческих действий и прочих мероприятий.

Грамотно составленный план позволяет руководителю и его подчиненным планомерно двигаться к достижению поставленной цели. Следуя четкому алгоритму, не придется отвлекаться на посторонние действия. Кроме того, в плане зачастую предусматриваются варианты реагирования на непредвиденные ситуации, а потому выровнять положение удастся без значительных материальных и временных потерь.

Виды планирования

У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.

Личная эффективность — что это такое

Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.

Классификация планирования

К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.

Составление алгоритмов

Методы

Метод предполагает инструмент, посредством которого происходит планирование деятельности. Могут применяться сразу несколько методов. Рассмотрим их разновидности:

• Балансовый. Менеджер определяет баланс между имеющимися потребностями и ресурсами, которые есть на предприятии. Определяется перечень ресурсов, которых нет. Находятся источники их получения;
• Расчетно-аналитический. Необходим для нахождения показателей, нужных для анализа достижения поставленных целей. Изучается их динамика. Показатели могут быть следующими: прибыльность, производительность, рентабельность, уменьшение себестоимости;
• Графо-аналитический. Ключевой инструмент данного метода – графики. Они помогают определить связь показателей и прочих факторов. К примеру, прибыльность соотносится с текущей ситуацией на рынке;
• Программно-целевой. Актуален при работе над программами. Необходим для стратегического планирования. Основная особенность метода – определение эффективности исходя из конкретных результатов. Менеджер ставит цель. Она разбивается на задачи и подзадачи. Обычно цель решает проблему в одной сфере. К примеру, предприятие желает расшириться. Глобальная цель – освоение новых рынков. Задачами может являться заключение договоров в других регионах, аренда помещения, решение транспортных проблем;
• Экономико-математические методы. Основным инструментом является расчет. Выполняется он при помощи вычислительной техники. Помогает определить количественные показатели. Обеспечивает возможность разработать несколько альтернатив, из которых выбирается наилучшая на данный момент.

Элементы планирования есть в любой организационной структуре. Ярким примером является бизнес-план, составляемый на ранних этапах функционирования компании. По сути, это определение дальнейшей деятельности организации, основанное на объективных предпосылках (к примеру, конкуренция). Бизнес-план решает сразу несколько задач. Он позволяет привлекать инвестиционные средства, обеспечивает видение деятельности компании.

Обычно планированием занимается менеджер. Но, если предприятие очень крупное, данная задача может быть делегирована более узкому специалисту. При осуществлении данной деятельности важно видеть реальную ситуацию, строить план на основании имеющихся внешних и внутренних факторов. Всё это позволит не просто вывести компанию на новый уровень, но и сделать это с максимальной экономией, уменьшением затрат на достижение целей.

Принципы эффективного планирования

Несмотря на многочисленность видов, все направления регулирования действий базируются на общих принципах. Их соблюдение делает бизнес успешным:

1. Системность и единство подразумевают взаимосвязанность отдельных элементов в достижении основной цели.
2. Горизонтальная координация проектов между структурами.
3. Поддерживается взаимная интеграция.
4. Реализация непрерывна и соответствует временным рамкам.
5. Ясность и простота заданий, адаптированных под уровень исполнителей.
6. Конкретизация действий и детализация для понимания.
7. Возможность своевременной корректировки проектов и наличие резервов для лавирования.
8. Рациональный выбор оптимального варианта.
9. Частность, как составляющая комплексности в отображении общей картины задуманного.

Обратите внимание! Придерживаясь основных принципов в разработке планов, реально добиться положительного результата в осуществлении любого проекта.

Список выполненного

На список дел можно посмотреть под другим углом.

Джеймс Алтушер, автор книги «Учитесь говорить нет»

Списки дел могут быстро выйти из-под контроля. Отлично, если вы можете выполнить все. Но что произойдет, если не сможете? Ничего. Это не особо важно. В итоге на смертном одре вы не будете думать: “Я не завершил список дел”.

Вместо составления утреннего списка задач автор предлагает написать в конце дня, что вам удалось. Это мотивирует. Ни один список дел не удивит вас, список сделанного — сможет.

В конце дня запишите, что вы уже выполнили. Список сделанного удобно вести параллельно со списком дел.

Планирование дня человеком

Жизнь людей состоит из множества аспектов: семья, работа, учеба, друзья, хобби. Всему нужно уделить внимание и частичку своего времени. Если делать это хаотично, человек окажется в постоянном цейтноте. Помогут создать баланс между досугом, бытом и работой план и планирование.

Как не попасть в цейтнот

Отрегулировав каждый шаг своей жизни, человек экономит время, бережет нервы и ресурсы. Упорядоченные действия помогают в принятии решений и приводят к успеху.

Если с детства индивид приучен к режиму, то ему несложно и во взрослой жизни всю свою деятельность расписать по минутам. Сначала составляется стандартная планировка дня по такому типу:

• момент пробуждения и сна;
• время на физиологические потребности;
• рабочий процесс;
• часы для отдыха.

Распорядок должен учитывать биологические особенности организма. Если верить ученым, то всплеск интеллектуальной деятельности приходится на период между 10-ю и 12-ю, 14-ю и 16-ю часами. Наиболее вынослив в физическом плане организм с 17 до 19 часов.

Ежедневное планирование действий – это тактика процесса. Сутки складываются в недели, месяцы, года, которым тоже не помешает упорядоченность. Здесь уже в ход идет стратегический строительный алгоритм собственной жизни.

Энергетический список

Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.

Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.

Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:

Я отмечаю энергетически затратные задачи, которые требуют много энергии. За ними следуют низкоэнергетические, которые нужно просто выполнить на автомате. Средние — все между ними.

Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.

Факторы, ограничивающие возможность планирования

Определившись с тем, какое планирование бывает, зачем оно необходимо, уяснив его принципы, следует обратить внимание на причины, ограничивающие процесс. Если рассматривать производственную сферу, то основные факторы таковы:

• чем масштабнее бизнес, тем проще наладить планирование за счет имеющихся ресурсов;
• невозможно стопроцентно делать прогнозы при нестабильности, хаотичности современного рынка и наличии конкурентов;
• подготовка и планирование требуют издержек времени и денежных затрат на исследования;
• к субъективным моментам относятся человеческий фактор, личностные отношения, ошибки в расчетах, форс-мажорные ситуации и т.п.

Форс-мажорные обстоятельства

Научившись планировать, руководитель предприятия сможет взять под контроль все события, связанные с получением результатов, и эффективно ими управлять.

Проблема реализации

Большинство менеджеров с неохотой занимаются систематическим планированием. Они более склонны действовать, чем сидеть и размышлять о поведении. Нехватка времени и загруженность работой также затрудняют для менеджеров тщательное планирование. Для многих, планирование – это скучная и утомительная работа, которую можно легко и быстро заменить непосредственными действиями.

Одна из проблем, актуальных для предпринимателей, менеджеров, консультантов и всех тех, кто на практике занимается совершенствованием систем управления, это проблема несоответствия стратегии компании и механизма ее реализации, то есть стратегического разрыва. Сегодня разработано достаточно большое количество технологий преодоления данного разрыва. Так, Майкл Ковени в своей книге «Стратегический разрыв: Технологии воплощения корпоративной стратегии в жизнь» описывает многоэтапный процесс эффективной реализации стратегии путем интеграции лучших приемов управления эффективностью бизнеса (BPM) с новейшими информационными технологиями. Технология BSC (The Balanced Scorecard) подразумевает создание такого механизма управления предприятием, при котором стратегические показатели эффективности его деятельности будут соединены через систему причинно-следственных связей со стратегическими инициативами и конкретными мероприятиями по выполнению этой стратегии.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса.

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

Карта мыслей (Mind map)

Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.

Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.

Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.

Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.

Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.

Онлайн-приложения для составления карт мыслей: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.