«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.
- Кто придумал матрицу и зачем она нужна
- Как работать с матрицей
- Квадрат А
- Квадрат B
- Квадрат C
- Квадрат D
Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра
Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.
В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.
Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.
Источник
Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.
Несколько попутных советов по организации и экономии времени
Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:
- Не перегружайте себя второстепенными делами.
- Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
- Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
- Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.
И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.
- Это важно?
Да/Нет
- Это срочно?
Да/Нет
Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Несколько приемов
1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.
2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.
3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.
4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.
5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.
6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:
Квадрант A: важные и срочные дела
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
- Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
- Вопросы здоровья.
Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.
Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.
Характеристика квадрантов
Для того, чтобы вы поняли, как вписать задачи в квадранты, ниже представлено подробное разъяснение для каждого из них.
Квадрант А (важно и срочно)
Если этот квадрант имеет 2 и более пунктов ежедневно, обратите внимание на самодисциплину. Идеально, когда записи в этом секторе отсутствуют. Это говорит об организованности человека и активной жизненной позиции. В случае лени и извечного откладывания «на завтра» квадрант А будет заполнен всегда.
Расставляйте приоритеты правильно и не допускайте вечного перечня в секторе важных и безотлагательных дел.
Если оставить без внимания квадрант А все-таки не удалось, вписывайте в него дела, которые соответствуют следующим требованиям:
- Это дела, срочное невыполнение которых негативно скажется на состоянии здоровья.
- Невыполнение этих дел обязательно повлечет за собой неудачи, кризис и неприятности.
- Если отложить задачу на потом, невозможно достижение конечной цели.
В квадрант А вписываем все задачи, связанные с семьей, здоровьем и карьерой. Если вы — студент, учеба также относится к приоритетным сферам.
Откажитесь от принципа: хочешь сделать хорошо – сделай сам. Это в корне неверно. Успешные люди, овладевшие делегированием, значительно разгружают свой день.
Делегирование позволяет поручить выполнение какой-либо задачи другому человеку, однако при этом ответственность за качество выполненной работы лежит на том, кто делегировал. Научите сотрудника делать хорошо и без корректировок один раз и пользуйтесь его умением впоследствии. Корректно вписывайте задачи и все получится.
Квадрант В (важно и не срочно)
В квадрант В нужно вписать важные дела, которые не требуют сверхсрочности. Например, вы работаете в крупной организации, Ваша задача — повышение. Решающим фактором в достижении цели будет проект оптимизации работы производства. Руководитель ожидает итоговых цифр к понедельнику, а у Вас все готово уже в среду. Естественно, вопрос важный, но не требует срочного выполнения. К понедельнику еще можно перепроверить отчет несколько раз и убедиться, что заминок не будет.
Квадрант В заслуживает особого внимания. В идеале заполнен должен быть он, а квадрант А пустует. Если у Вас получится достичь этого на практике, вы на пути финансового успеха. Решайте важные и несрочные задачи ежедневно и живите счастливой насыщенной жизнью, полной ярких эмоций, развивайтесь, стройте карьеру и зарабатывайте больше денег, используйте рычаги по максимуму для достижения целей.
Не доводите дела до состояния аврала, сосредоточьтесь на главном и качественно выполняйте задачи одну за другой. Добивайтесь результата, применяя метод Эйзенхауэра.
Квадрант С (не важно и срочно)
Появление не важных, но срочных дел сложно предугадать. Например, сломалась кофеварка. Ремонт кухонного оборудования — дело не первой важности, но все же свежезаваренный кофе придает сил и оптимизма по утрам. Начинать день с ароматной чашки бодрящего напитка гораздо приятнее, чем без него. Понимаете в чем суть квадранта С?
Метод Эйзенхауэра в планировании времени идеален, главное правильно разграничить дела. Вы научитесь этому со временем. Давайте рассмотрим еще один пример.
В магазине бытовой техники действует акция на все пылесосы. Только сегодня вы можете приобрести любой со скидкой 50%. Ваш сломался давно, но вы вполне обходитесь без него, а предложение-то заманчивое.
Итак, разберемся. Покупка пылесоса сейчас для Вас важна?
В принципе, можно повременить, если бы не одно «но»: привлекает скидка.
Это срочно?
Да, потому что по привлекательной цене пылесос доступен только сегодня.
Теперь понимаете, по каким принципам отбирать дела в квадрант С? Не спешите с распределением. Подойдите к составлению таблицы Эйзенхауэра серьезно и временные затраты компенсируются, когда вы увидите эффект от метода Эйзенхауэра.
Квадрант D (не важно и не срочно)
Человек не может постоянно держать себя в напряжении и решать только жизненно важные задачи. Иногда, необходимо перезагрузка и нам ее обеспечит список дел из квадранта D.
Некоторые считают, что это пустая трата времени и никому не нужные дела не принесут пользы и приведут к деградации. Конечно, это касается злоупотребления никотином и алкоголем. Тут спорить неуместно. Но как же быть, если речь идет о разговорах с друзьями и близкими, например? Мы — часть социума и без нейтрального общения превратимся в роботов, которые выполняют ежедневные эффективные задачи. Социальные сети проинформируют об изменениях в жизни одноклассников, а чтение интересной книги зарядит энтузиазмом и подарит новые знания.
К тому же, исходя из требований составления диаграммы Эйзенхауэра, в квадрант D стоит вносить дела, которые приносят нам комфорт и удовольствие, а именно: поход в ресторан с любимым человеком, визит к парикмахеру или посещение выставок и концертов. Эти дела приятны и полезны как мужчинам, так и женщинам.
Редко квадранту D уделяют внимание. Обычно он остается чист. Но психологи настоятельно рекомендуют записывать и отмечать задачи, которые несут моральное удовлетворение и эмоциональную разгрузку.
Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.
Начните прямо сейчас. шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.
Важно! Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.
А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?
Тогда ответьте честно на вопросы:
- Вы всегда составляете список задач?
- Вовремя отвечаете на письма?
- Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
- Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
- В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
- Вы всегда уделяете должное внимание семье?
Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.
Немного истории
Матрица Эйзенхауэра, как легко догадаться, получила название по фамилии своего создателя. Дуайт Эйзенхауэр родился 14 октября 1890 года в бедной религиозной семье. В 1910 он поступил в Вест-Пойнт, так как мечтал о военной карьере, а уже в 1918 году получил чин подполковника. Правда отправиться на Первую мировую не успел, но нашёл своё место в военном министерстве.
Затем началась Вторая мировая – тогда он стал полковником и начальником одного из штабов, после чего получил массу лестных отзывов от генералов, с которыми служил. После – занял пост начальника отдела военного планирования, командовал американскими силами в Британии. Стал знаменит именно на конференции, проходившей по этому поводу.
Полковник сделал очень много для победы над нацистами, непосредственно участвовал в процедуре подписания акта о капитуляции Германии. В чине генерала он вышел в отставку и стал президентом Колумбийского университета. Далее было создание американской ассамблеи, командование объединенными вооруженными силами НАТО и американскими военными силами в Европе во время Корейской войны, что подтолкнуло Дуайта к политике.
Этот путь привел к тому, что 20 января 1953 года прошла инаугурация и бывший военный стал 34-м президентом в истории США, набрав на выбора 55,2% голосов избирателей. Свое кресло он занимал до 1961 года.
К чему эта небольшая историческая справка? Она лишь доказывает, что матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов действительно работает – вряд ли человек, достигший таких впечатляющих успехов, мог пользоваться бесполезным, не работающим методом.
Как определить важность задачи
Мало понимать, в чем заключается суть матрицы Эйзенхауэра – нужно научиться бегло оценивать дела и распределять их по спискам. Мы же не хотим бесконечно сидеть над квадрантами, лучше сосредоточиться на выполнении?
Задайте себе вопросы:
- Если я отложу задачу, она потеряет актуальность?
- У меня возникнут проблемы или я упущу возможность?
Так определяется срочность. А теперь такие вопросы:
- Насколько это соответствует моей цели?
- Это важно для меня?
Теперь мы узнали и важность. Переходим к приоритетности:
- Могу ли я отложить дело?
- Насколько этот пункт важен для меня, моих целей и ценностей?
Готово – ваш проект отправляется в нужный квадрант!
В один сектор лучше не добавлять более восьми пунктов. По мере выполнения можно пополнить квадрант, но делать это не желательно. По крайней мере, в начале.
Квадрант 2: решить, когда сделать
Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.
Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.
В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.
Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.
Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.
❸
Как сбалансировать ваши квадранты матрицы
По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.
Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:
- Было ли это срочно для меня?
- Это было важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.
Проверьте эффективность матрицы на практике
Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.
Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.
Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?
- Tweet
- Share 0
- VKontakte
- 1
- Войдите, чтобы голос был засчитан
Квадрант 1: сделать немедленно
Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.
Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.
Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.
Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.
❷
