Правила делового этикета: как не ударить в грязь лицом

Взаимодействие людей не может осуществляться без речевой коммуникации. В настоящее время все более важным становится именно деловое общение, которое включает все коммуникации людей в служебной сфере. Есть некоторые принципы такого вида общения между людьми, и этика делового общения сформирована именно из этих правил. Чтобы служебные отношения складывались легко, важно знать нормы коммуникации в рабочем коллективе.

Виды делового общения

В профессиональной среде выделяют несколько типов коммуникации:

• деловые переговоры;
• деловая переписка;
• совещание;
• дискуссия;
• деловое совещание;
• публичное выступление;
• деловая беседа.

Все эти типы общения совершенно разные по целям и форме, но в каждом из них одинаково важно соблюдать этикет. Эти принципы не сильно различаются для каждого из видов общения.

Польза от знания правил поведения

Современный этикет далек от того этикета, который был принят в прошлых столетиях. Молодые люди позволяют себе приходить на встречу в джинсах и футболке, использовать смайлы в интернет-общении, дружественно хлопать собеседника по плечу. Но такое поведение допустимо только в узком кругу.

Если бизнесмен в таком виде придет на встречу с высокопоставленным лицом или иностранным инвестором, который представляет старшее поколение, то рискует своей репутацией.

Зная основы делового этикета, можно произвести хорошее впечатление на коллег и партнеров с первых минут общения, а также показать другим людям примеры правильного поведения.

Зачем нужна этика профессионального общения

Этика делового общения – негласные принципы общения в коллективе между сотрудниками, объединёнными общими профессиональными целями. Чтобы обмен информацией был упорядочен, важно соблюдать этические нормы. На практике их применение важно по нескольким причинам.

Во-первых, сотрудники благодаря соблюдению норм делового общения лучше понимают, какие цели перед ними стоят или что они должны сделать для достижения этих целей.

Во-вторых, этика делового общения помогает создать трудовую атмосферу в коллективе, где большую часть времени занимает производство, а не личное общение.

Грамотное деловое общение в коллективе помогает сотрудникам чувствовать себя комфортно в моральном плане при выполнении рабочих задач, а это во многом влияет на производительность труда.

Принципы деловой этики

Среди основных принципов такой сферы коммуникации, как этика делового общения, можно выделить следующие:

• по отношению к коллегам, клиентам, руководству или младших по званию не должно быть недоброжелательного отношения;
• все ресурсы между сотрудниками нужно распределять справедливо;
• правило прогрессивного максимума — развитие этической стороны поведения организации зависит от поведения сотрудников;
• служащие к традициям организации должны быть лояльны;
• в профессиональной сфере одинаково признаются как индивидуальные, так и коллективные действия;
• при решении рабочих вопросов можно руководствоваться личным опытом, но оправданно;
• по отношению к служащим не должно применяться любых насильственных мер;
• один сотрудник не может ограничивать свободу другого;
• для любого рабочего коллектива важна бесконфликтность;
• нужно не только следовать правилам этики самостоятельно, но и мотивировать на это других;
• не следует подвергать критике любых конкурентов;
• этические нормы делового общения в компании нельзя ввести, выпустив приказ. Деловое общение должно стать традицией;
• руководству важно доверять сотрудникам, чтобы повысить у них ощущение собственной ответственности.

Остальные требования этики зависят от того, чем конкретно занимается организация.

Этика горизонтального делового общения

Часто между коллегами возникает соперничество, поэтому не всегда получается сразу выстроить правильную модель поведения с сослуживцами. С коллегами принципы делового общения таковы:

1. лучше не пытаться показать себя с более выгодной стороны, чем это есть на самом деле, так как рано или поздно это станет очевидно;
2. обязанности, а также права каждого должны быть четко определены, желательно, чтобы они между разными людьми не пересекались;
3. коллег нужно рассматривать как отдельных личностей, а не как людей, помогающих достигнуть собственные цели;
4. лучше не интересоваться на работе личными переживаниями коллег или их делами.

Правила организации рабочего места

Люди творческих профессий часто оправдывают бардак в кабинете и на рабочем столе спецификой своей работы. Однако порядок на столе улучшает работоспособность и упорядочивает мысли, а также производит хорошее впечатление на окружающих.

Рабочее место организованно правильно, если на столе не разбросаны бумаги, на нем нет пыли, большого количества семейных фотографий, сувениров и прочих личных предметов. Бумаги и папки аккуратно сложены и строго расположены на столе.

Этика вертикального делового общения «снизу вверх»

От соблюдения правил этики во многом зависит то, какие у подчиненного будут отношения с руководителем. Этические нормы делового общения, важные при общении с работодателем, таковы:

• если руководитель наделяет сотрудника обязанностями, последнему лучше спросить о своих правах тоже. Без определенной степени свободы реализовать поручения бывает сложно;
• лучше не обращаться со всеми мелкими проблемами к руководителям, когда есть другие лица, способные разрешить эти вопросы;
• свое мнение следует выражать точно, но не ограничиваясь краткими ответами. К емкой, аргументированной мысли прислушается каждый руководитель;
• не следует чересчур подхалимничать перед вышестоящими по должности сотрудниками. Это всегда явно заметно и можно получить у руководителя славу льстеца или раздражителя;
• своим поведением нужно показать себя не мягким, а принципиальным и твердым человеком, которому можно давать серьезные поручения, иначе у руководства не будет доверия.

Этикет беседы за столом

1. Разговор должен строиться на обсуждении спокойных тем. Можно говорить на темы, повышающие аппетит. Но не обсуждайте стоимость блюд, напитков.
2. Шепот на ухо недопустим, а разговаривать можно как с партнером, так и с ближайшими соседями, но без помех приему пищи.
3. Не следует дотрагиваться до собеседника в целях привлечь внимание.
4. Если хочется чихнуть, то делать это следует негромко и при этом сразу же нужно извиниться. Если кто-то чихнул другой, нужно оставить данный казус без внимания.
5. Желаете произнести тост? Используйте для этого паузу между приемом блюд. Не старайтесь говорить долго и эффектно. При этом перед началом речи можно предложить наполнить рюмки.
6. Если кто-то другой произносит застольную речь, следует в это время молчать.

Безусловно, правила делового этикета достаточно многочисленны. Но однажды их освоив, получится приобрести имидж тактичного и воспитанного человека, что важно для любого бизнесмена.

Статьи по теме:

• внешний вид делового человека
• презентабельный внешний вид
• служебная этика
• служебный этикет
• современный деловой этикет

Обратите внимание на наши тренинговые программы:

Деловой этикет

Этика вертикального делового общения «сверху вниз»

То, как люди с высокими должностями относятся к подчиненным, во многом определяет отношения в коллективе. В профессиональной среде руководство дает эталон этики общения служащим.

Чтобы общение было продуктивным, руководителям следует придерживаться таких принципов:

• поощрять коллектив, даже если успех был достигнут усилиями руководства;
• подвергать критике не самого человека, а его профессиональные поступки;
• сделать замечание сотруднику за ненадлежащее выполнение даже мелких обязанностей (иначе человек может ощутить свою безнаказанность);
• не давать личных советов сотрудникам, которые не относятся к работе;
• показывать сотрудникам, что власть находится у руководства;
• похвалить за хорошо выполненную работу сотрудника не только материально, но и морально, чтобы он чувствовал себя компетентным и важным;
• награждать сотрудников нужно справедливо – размер премии должен зависеть от профессиональных заслуг сотрудника;
• защищать своих сотрудников перед посторонними.

Имеет значение и то, в какой ситуации и с кем общается руководитель. Стиль общения может меняться — зависит он от многих деталей: например, с добросовестным ли сотрудником приходится разговаривать или как долго человек проработал в компании.

Этичность как качество личности

Человек может быть этичным изначально. У многих это качество врожденное. Другим же приходится учиться выстраивать взаимоотношения с окружающими. В этом случае этичность называется профессиональной или приобретенной. Принимая на работу нового сотрудника, компании часто предлагают ему пройти несколько психологических тестов. По результатам они определяют, какой этичностью он обладает. Она важна, как опыт и профессионализм.

Человек, для которого соблюдение правил делового этикета не составляет особого труда, имеет множество важных качеств:

• совесть, ответственность;
• сила воли, самоконтроль;
• честность в мыслях и поступках;
• дружелюбие, умение идти на контакт, коллективизм;
• самообладание, устойчивость к стрессовым ситуациям, способность контролировать чувства и эмоциональные порывы;
• принципиальность, последовательность действий, сочетание слов и действий;
• трудолюбие, интерес к деятельности компании;
• серьезность, стабильность;
• человечность, терпимость;
• оптимизм, уверенность в себе;
• позитивное мышление.

Получается, что этичный человек – это находка для компании. Причем он может занимать любую должность, будь то руководитель или обычный работник. В обоих случаях бизнес будет успешным.

Этика письменного делового общения

В настоящее время все чаще приходится вести деловое общение посредством переписок по электронной почте.

Правила этики делового общения в переписке таковы:

• внимательность к рабочим целям другого сотрудника;
• уважение друг к другу;
• сохранение безопасности информации без ее лишнего распространения;
• грамотность;
• пунктуальность.

Отразить на практике эти правила довольно просто, но это требует внимательности и времени.

Как правильно составить деловое письмо

Во-первых, в электронном письме следует лаконично и точно заполнить поле «Тема». Это помогает адресату сразу понять, от кого и по какому вопросу ему пришло письмо. Человек также сможет определить приоритет послания.

Во-вторых, чтобы сделать письмо более личным, нужно вставить полное имя своего делового оппонента. Это помогает сразу же вызвать у него доверие и доброжелательность.

В-третьих, следует точно заполнять поля письма «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». Если имя конкретного сотрудника стоит в первом поле, значит, ответить на письмо должен он (или, если их несколько, то все, кто там указан). Остальным людям, адреса которых прописаны в «Копии», лучше не участвовать в переписке без необходимости, а просто ее прочитывать. Если ответить всё же нужно, то следует представиться и вежливо изложить свою точку зрения, начав с фразы «Прошу прощения, что вмешиваюсь…».

Особенно опасна графа «Скрытая копия», так как участники переписки указанного там человека не видят, а значит, не знают о его присутствии. Не всегда такое действие законно.

Именно поэтому участникам беседы следует сообщить о нём заранее или после завершения переписки. Коллега, указанный в этом поле, не должен непосредственно участвовать в переписке ни при каких обстоятельствах.

В-четвертых, важно отвечать на деловое электронное письмо как можно быстрее и точнее. Это демонстрирует не только компетентность, но и заинтересованность в сотрудничестве.

Считается, что нужно ответить на письмо по этикету в течение 2-3 часов с момента его получения. Если же сделать этого не получается, важно сразу сообщить своему деловому оппоненту об этом. В письме указывается факт получения сообщения и время, за которое человек собирается ответить (например, за день).

Имеет значение стиль подачи информации в деловом письме, его объем, а также формат. Принципы этики делового общения посредством электронных писем таковы:

• печатный лист А4 – максимальный комфортный для чтения объем;
• не следует прикладывать всю историю переписки сверху, так как это вынуждает адресата долго прокручивать страницу. Ответ должен быть сверху, а только после этого – история;
• переписка (ее тоже нужно прикладывать, чтобы не вынуждать человека искать по почте предыдущее письмо);
• объем прилагаемых к письму файлов должен быть не слишком велик, иначе у адресата могут возникнуть проблемы со скачиванием;
• чтобы снизить объем файла (или если их несколько), лучше его заархивировать в любом популярном формате, для сканов и фотографии можно просто уменьшить реальный размер.

Четких правил относительно стиля языка в письменном общении нет – главное, чтобы речь была понятна оппоненту. Допускается даже использование сленга, если оно оправдано – например, ускоряет коммуникацию или упрощает деловое общение в коллективе. Лучше использовать его при общении с коллегами внутри компании. С внешними клиентами или другими компаниями употребление сокращений может нести риски.

Этика профессионального общения по телефону

При телефонном разговоре нужно придерживаться практически тех же правил, что предусмотрены для живого общения.

К оппоненту нужно обращаться корректно, перед изложением рабочего вопроса следует представиться, назвать должность, проговорить название компании и свой отдел. У незнакомого человека нужно спросить полное имя.

Излагать идеи нужно кратко, а если разговор приходится внезапно прервать, то следует извиниться и пообещать перезвонить позже.

Понятие этики делового общения необходимо иметь всем сотрудникам деловых компаний, так как это мощный инструмент коммуникации в профессиональной среде. Она во многом облегчает общение между сотрудниками, руководством и клиентами, делает его более продуктивным, понятным и эффективным.