Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.
Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Согласно исследованию, только 27% компаний организовывают пребординг новым сотрудникам (процесс адаптации сотрудника к новым условиям ещё до его выхода на работу).
Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.
Страшно идти на новую работу
Все боятся первого дня на новой работе. Это понятно. Но давай разберёмся ‒ чего ты боишься.
Боюсь, что не понравлюсь
Не стоит. Никто не судит о человеке по первой встрече, а о специалисте ‒ по первому дню. Смотри, слушай, запоминай. Большего не тебуется.
Вдруг сделаю серьёзную ошибку
Вряд ли в первые дни и даже недели тебе доверят что-то по-настоящему сложное и ответственное. К тому же опытного сотрудника обязательно попросят присмотреть за новеньким.
Боюсь, что меня не примут коллеги
Зря. Обычно новичкам помогают быстрее освоиться.
Лови лайфхаки ‒ как справиться со стрессом:
- Оденься максимально комфортно.
- Возьми свой талисман ‒ то, что приносит удачу
- Положи в сумку шоколадку
Три подхода к адаптации
«Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим»
Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.
«Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою»
Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.
«Партнерский» – «мы поможем»
Этот подход – результат эффективной кадровой политики. Работодатель осознает, что идеальных кандидатов не бывает, не затягивает поиск, а выбирает на должность самого подходящего человека. Вход в работу максимально плавный – сотрудника обучают, знакомят с организацией, прикрепляют наставника, чтобы он мог задать ему свои вопросы.
Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:
«Наша система проектного менеджмента внедрялась естественным органическим путем и базировалась на желании достигнуть целей компании. У нас нет отдела, который мог бы заниматься адаптацией персонала. Вместо этого внедрена система «стартапов». Они формируются исходя из психофизиологических особенностей каждого участника и основаны на непрерывном обучении руководителей групп, которые следят за балансом, четким планированием и иерархией внутри команды. При таком подходе эффективность целого подразделения всегда больше, чем сумма способностей составляющих его сотрудников. Каждый стартап набирается под определенный проект, и его длительность зависит от срока выполнения задачи. Как только один стартап закрывается, сразу же формируется новый, уже с другим составом сотрудников. Таким образом, новый сотрудник не проходит долгий процесс адаптации, а сразу приступает к своему делу и знакомится с коллегами по стартапу. Когда задача меняется, новичок начинает вникать в особенности работы другого стартапа и работает с другими коллегами. Довольно сложно принять структуру, где нет инструкций для персонала, процента от продаж и штрафов. Но результаты говорят сами за себя: у нас в Mankiewicz средний срок работы сотрудников – 12 лет, нет той текучки кадров, которой страдают российские компании. Многие остаются с нами, придя впервые студентами на стажировку. А значит, система подтверждает свою эффективность»
Вёл себя неестественно
Часто новички боятся показать свои не самые сильные стороны.
Если плохо воспринимаешь информацию на слух ‒ проси повторить и записывай.
Если тебе тяжело общаться с незнакомыми людьми ‒ сведи общение к минимуму. Не забывай, потом придётся поддерживать имидж.
Помни: ты пришёл работать. Главное, чтобы тебя уважали как профессионала.
Конечно, не стоит уклоняться от общения. Веди себя, как обычно, но не будь слишком категоричным ‒ это всегда пугает.
Возможные ошибки
Нельзя конфликтовать с новыми коллегами, перечить начальсту
Нужно знать, какие действия будут недопустимыми:
- нельзя нарушать установленные правила;
- недопустимо кого-то критиковать или обсуждать;
- нельзя сравнивать свое нынешнее место с предыдущей работой, в частности обсуждать рабочие моменты;
- не нужно ни с кем конфликтовать;
- нельзя переносить манеру поведения с одной работы на другую, особенно если специализации были абсолютно противоположными;
- не нужно выхваляться перед людьми своими способностями и интеллектуальными данными;
- нельзя прогибаться под давлением коллег и отказываться от своих принципов;
- не нужно зацикливаться на своих ошибках, относитесь к ним, как к опыту;
- не стоит быть излишне активным или пассивным;
- не нужно спешить делать выводы, лучше все взвешивать;
- Вы не должны забывать о своем благополучии и здоровье;
- не нужно к кому-то подлизываться, льстить;
- нельзя быть излишне самоуверенным;
- недопустимо комментировать решения и действия начальника.
Теперь Вы знаете, какой бывает адаптация на работе. Нужно быть готовым к тому, что процесс может оказаться затяжным. Наберитесь терпения и осознайте, что все люди через это проходят в определенный момент своей жизни. Помните о рекомендациях, изложенных в данной статье, соблюдайте правила адаптации и не допускайте ошибок.
Как прошёл мой первый день на работе ‒ истории команды ГородРабот.ру
- Мне велели прийти к девяти утра. Я пришла ‒ а моего начальника нет. Оказалось, он всегда приходит к десяти. Про меня в тот день просто забыл
- Мне сразу назвали кучу имён. Конечно, я ничего не запомнил. Пришлось искать коллег с помощью соцсетей ‒ чтобы выяснить, как кого зовут
- Устроилась администратором в медицинский центр. Пришёл пациент записываться к венерологу. Чтобы убедить в серьёзности заболевания, рвался показать мне больной орган
- Первый день в качестве вузовского преподавателя. Студенты так и не дождались меня к первой паре ‒ перепутал корпус
- На собеседовании сумел впечатлить уровнем квалификации. В первый день обновил компьютер коллеге, которая была в отпуске ‒ и сломал его
- Первая работа. Было настолько страшно, что за весь день ни разу не встала со стула, ничего не пила и не ела
- В первый день работы менеджером по продажам назвал клиенту сумму к оплате на 20 000 рублей меньше, чем нужно. Хорошо, что клиент попался адекватный и согласился потом доплатить
- Прошла собеседование, договорились о дне выхода на работу. Но утром стало так страшно, что на новую работу так и не пошла
- Первый день работы, я помощник руководителя. Весь день красиво просидела на стуле, потому что босс был на совещаниях с 9:00 до 18:00
Виды адаптации:
Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:
1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой. 2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы. 3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации. 4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам. 5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством. 6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании. 7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Спрашивайте и переспрашивайте
Я постоянно волнуюсь о том, как выгляжу со стороны, и боюсь показаться недалекой. В состоянии стресса беспокойство усиливается. Прежде чем задать любой (даже самый необходимый) вопрос, я сомневаюсь, проговариваю его про себя и прикидываю, стоит ли оно того. В итоге, конечно, задаю – и не один вопрос, а целую кучу.
Сначала мне тяжело обращаться за помощью, но потом вместе с остальными трудностями я принимаю и эту. В Гугле нет ничего про процессы или традиции в конкретной команде, но мне нужна эта информация, чтобы хорошо выполнять свои задачи. Остается только спрашивать коллег. Стоит переключить в голове этот тумблер – и смущение пропадает.
Особняком в этой теме стоит необходимость переспрашивать. Мне бывает сложно признаться, что я не поняла ответ, но… по этой дороге тоже нужно пройти. Если стесняетесь переспросить, важно подмечать это чувство и договариваться с собой. В конце концов, что будет лучше: промолчать, не показаться глупой и при этом не узнать чего-то важного или всё-таки переспросить, пускай мне и неловко? Вторая опция всегда побеждает – и когда я не расслышала имя нового коллеги, и когда не поняла технических подробностей.
Да и потом, если вы задаете много вопросов, значит, вам не всё равно. Ваше неравнодушие всем понравится.
Правила первой рабочей недели
В первые 3 месяца руководитель, HR и сам сотрудник должны приложить много усилий. Новичок переживает, ожидания от места работы могут не совпадать с реальностью. Чем более незащищенным чувствует себя человек, тем сложнее работать.
Чтобы помочь влиться в компанию, начальнику следует поддерживать сотрудника. Первая неделя самая важная для адаптации.
Представьте работника команде лично. Разошлите письмо, чтобы те, кто пропустил появление нового человека могли узнать о нем. Упомяните предыдущий опыт и обязанности новичка. Познакомьте сотрудника с клиентами, если нужно. Сделайте первый день легкой версией обычного рабочего дня.
Расскажите о продуктах и заказчиках, покажите организационную структуру компании, объясните, кто из коллег за что отвечает.
Обозначьте зону ответственности работника и ваши ожидания. Разъясните, как ставятся задачи в организации и отслеживается их выполнение. Дайте несколько заданий на текущую неделю.
Ознакомьте новичка с правилами в команде, рабочим графиком, корпоративными традициями, тимбилдингом, расписаниями отпусков, обедов.
Скажите, в каких областях готовы оказать поддержку. Если видите, что человек не делится трудностями, попросите помощи рекрутера.
Выясняем причины
Прежде чем принимать какие-либо решения, давайте внимательно проанализируем, почему не нравится работа. Причины могут быть следующими:
- Не устраивают должностные обязанности.
- Коллектив неудачный.
- Отношение руководителя не нравится.
- Заработная плата иная, нежели обещали.
- Совсем не то, чем хотелось бы заниматься.
А теперь подробно рассмотрим каждую из них.
Сложности адаптационного процесса
Новый сотрудник, особенно без опыта работы в сфере, желает продемонстрировать себя с лучшей стороны. Страх не справиться с обязанностями, уронить себя в глазах коллег — это главное препятствие в адаптации новичка. Также встречаются страхи не сработаться с новым начальником, обнаружить собственную некомпетентность и потерять рабочее место. Адаптационные мероприятия должны бороться с подобными фобиями. Большинство увольнений приходится именно на первый месяц работы сотрудника. Причем это касается не только увольнений по собственному желанию. Несчастные случаи на производстве тоже происходят в первые месяцы работы новичка. Чтобы предотвратить такую текучку кадров в организации, нужна адаптация персонала. Главная цель адаптационного процесса — сделать новичка рабочим элементом коллектива. Нужно рассказать ему об особенностях его служебных обязанностей, помочь ему влиться в коллектив, наладить отношения между коллективом и начальством. В конечном итоге адаптация помогает не только новичку привыкнуть к коллективу, но также коллегам и руководителям привыкнуть к новому сотруднику. Помогут сотруднику пройти адаптацию тренинги и обучающие мероприятия — так человек быстрее разберется в своих обязанностях и будет полезным для компании. Полезным также будет система общественных поручений для налаживания тесного контакта с коллективом. Такие поручения помогут познакомиться с коллегами и наладить неформальные связи. На начальном этапе стоит также следить за взаимодействием начальника и новичка — справедливо ли происходит оценка работы, исправляет ли специалист замечания руководителя. Наконец, чтобы влиться в коллектив, помогут тимбилдинговые мероприятия.
Как себя вести, если вы…
Руководитель
Поздравляю, вам выпала честь адаптировать нового сотрудника. За вас это никто не сделает, но точно смогут помочь. Итак, что же от вас требуется:
- Встретьте сотрудника утром. Отметьте это сразу в своём календаре или попросите HR всегда отмечать даты выхода нового сотрудника.
- Проведите его по офису. Покажите рабочее место, проверьте, что сотрудник везде залогинился.
- Уделите час беседе с новичком. Поговорите о вашей компании, о подразделении, об основных задачах (общих и персональных). Расскажите, что сотруднику нужно изучить в первую неделю, чего от него ждут в первые три месяца.
Вот здесь нужные тебе документы. Вот имена тех, с кем я бы хотел, чтобы ты поговорил о том-то. Со мной лучше общаться в таком-то виде, встречи так назначать, обращаться по таким вопросам. В следующий раз мы с тобой встретимся тогда-то. - Улыбайтесь. Это крайне важно. Даже если у вас парализовано пол-лица, улыбайтесь оставшейся частью. Я серьёзно, не будьте букой, сотрудники приходят в компанию, а уходят от руководителя.
- Поставьте задачи и письменно их зафиксируйте, хотя бы отправьте в виде письма по почте (это уже после встречи, когда задачи обсудили устно).
- Дайте все необходимые документы и доступы.
- Выберите в команде опытного и общительного человека и назначьте его наставником для сотрудника. К нему новичок сможет обращаться по всем вопросам.
Новый сотрудник
- Подумайте, какой информации вам не хватает и где вы её будете брать. Смело задавайте вопросы.
- Поймите свои задачи на первую неделю, месяц, три месяца. Если руководитель не озвучил, спрашивайте сами.
- Записывайте имена всех, с кем знакомитесь. Вообще, первое время рекомендую записывать всё: объём информации большой, точно забудется.
- Рассказывайте о себе очень кратко при каждом знакомстве, например:
Я Миша, 12 лет в HR, работал в «Альфа-Банке», «СТБ», Wargaming, сделал самые успешные онлайн-курсы HR в Laba, автор статьи о лайфхаках для резюме, которую прочитали 1 миллион раз.В стартап-среде это называется «питчинг» или elevator speech. Подготовьтесь заранее. Для новых сотрудников вы никто, пока не расскажете о себе. Не упустите шанс произвести хорошее впечатление сразу.
- Если должность подразумевает внедрение изменений в компании, проще всего их сделать в первые 60 дней, потом будет тяжелее. Особенно если нужно принять непопулярные решения или просто сложные: наём, увольнение сотрудников, перевод на другую должность, переход на новое программное обеспечение, новая форма отчётности, перестроение процесса, инвестиции во что-то новое.
- Спланируйте маленькие победы, они помогут сформировать доверие к вам. Например, выберите небольшие задачи, которые вы бы могли решить в первые 60 дней, и сфокусируйтесь на них. Отложите пока задачи, которые требуют свыше 60 дней вашей работы. Здесь я бы привёл аналогию с подходом Agile в программировании, когда мы не стараемся сделать сразу очень большой и очень сложный продукт, а делим его на части и разрабатываем поэтапно.
- Договаривайтесь о 30-минутных встречах со всеми, с кем будете работать. Подготовьте заранее список вопросов и записывайте ответы.
- Спрашивайте, что работает хорошо, что плохо, что нужно поменять. Соберёте много информации и построите доверительные отношения.
- Проведите аудит и презентуйте результаты, если вы руководитель или эксперт.
- Договоритесь с руководителем о регулярной встрече один на один, чтобы рассказывать о результатах и получать обратную связь.
- Улыбайтесь коллегам. Никто не хочет работать с угрюмыми сотрудниками, даже если вы пока что в стрессе.
HR
Мог бы написать целую книгу, но дам несколько наиболее важных советов:
- Делайте дни новичков: соберите их перед старыми сотрудниками и попросите кратко рассказать о себе (5 минут). Мы так делаем в Preply, и это очень круто работает.
- Используйте специальный софт для настройки уведомлений сотруднику и всем вовлечённым, чтобы те не забывали, что нужно сделать при выходе сотрудника. Мы пользуемся BambooHR, где есть раздел Onboarding, позволяющий настроить уведомления любым сотрудникам с любыми задачами и указанием сроков. Например, за три дня до выхода сотрудника админ получает уведомление о создании учётной записи, а в день выхода — руководитель о необходимости поставить задачи.
- Регулярно общайтесь с новичками. Если у вас нет HR-бизнес-партнёра, пусть ваши рекрутеры общаются с новичками один раз в неделю.
Коллега
Конечно, как коллега вы не имеете никаких обязанностей по адаптации новичков, но определённо можете извлечь пользу для себя. Люди хорошо помнят, кто им помогал в трудные минуты (хотя не всегда говорят об этом публично), поэтому у вас есть все шансы построить хорошие отношения с новичком и потом расчитывать на его помощь. Вот несколько советов:
- Познакомьтесь первым. Подойдите и скажите: «Привет, меня зовут Миша, я здесь Head of HR. Вижу, ты новенький, давай знакомиться».
- Скажите, чтобы он обращался к вам по любым вопросам.
- Расскажите, что сами считаете важным и нужным.
- Пригласите на обед.
- Расспросите новичка о прошлом опыте, планах и целях. Дайте информацию, полезную для их достижения.
